Scrivere una mail

Mi accorgo che un'azione semplice come quella di scrivere un'email, un'operazione quasi automatica che ripetiamo più volte al giorno, per molte persone sia ancora un'attività sconosciuta.

Scrivo questo post probabilmente più per sfogare la mia frustrazione che per dare consigli, ma magari riesco a fare le due cose contemporaneamente.

Destinatari
E' essenziale sapere a chi inviare una comunicazione. Ricevo ogni giorno decine di mail indirizzate a me, ma alle quali non posso rispondere perché quello che mi viene chiesto non mi compete. Prima di inviare una mail pensiamo bene a chi ha le risposte che cerchiamo.
E' inutile mandare una mail a più di 3 persone se si vuole una risposta, soprattutto tempestiva; nella maggior parte delle ipotesi non ci risponderà nessuno perché tutti penseranno che lo farà qualcun'altro. E' altresì inutile mandare una mail ad una persona e a 3 in copia iniziando la mail parlando al plurale. Se comincio a scrivere al plurale forse la mia comunicazione è indirizzata a più persone e non soltanto a quella che ho inserito nel campo A:.
Ricordiamoci che chi vede il proprio nome nel campo CC: raramente risponde. Il campo per conoscenza non implica una risposta, ma una semplice lettura. Questo campo è prezioso, non abusiamone. C'è davvero bisogno che tutte quelle persone vengano avvisate? Nella maggior parte dei casi no e ciò serve solo ad innervosire il destinatario del campo A:.
E per ultimo, se abbiamo veramente bisogno di una risposta o di una decisione rivolgiamoci a chi ha il potere di decidere o di rispondere.


Oggetto
Inviare email senza l'oggetto è innanzitutto maleducato. Perché mai dovrei aprire e leggere un messaggio di cui non conosco il minimo contenuto? Ricordiamoci che il 95% delle persone a cui scriviamo riceve ogni giorno una quantità enorme di posta. Perché dovrebbe leggere proprio la nostra?
Senza oggetto anche l'indice di priorità è inutile, non mi spingerà ad aprirla quella mail, proprio no!
Scegliamolo bene l'oggetto della mail: sintetico, ma completo, semplice e comprensibile. Evitiamo abbreviazioni inconsuete e andiamo dritti al punto: "Convocazione CdA 15/04/2010" invece di "Si convoca il consiglio di amministrazione per giovedì 15 aprile 2010".

Testo
Salutiamo sempre, è educato e civile.
Usiamo i titoli delle persone a cui ci rivolgiamo, soprattutto se sono tecnici: avv., ing., arch., ecc.
Le mail non sono un mezzo formale per comunicare, ma non dimentichiamo le buone maniere, tanto meno il rispetto dei ruoli, perciò non prendiamoci mai troppa confidenza e pretendiamola da chi ci scrive.
Quando scriviamo siamo sempre precisi, spieghiamo perciò bene le questioni che esponiamo, ma mai pedanti e prolissi. Le mail devono essere brevi e chiare, perciò niente giri di parole, inutili frasi introduttive e troppi avverbi. Evitiamo frasi burocratiche tipo: "Sono con la presente a...", oppure "Come da accordi intercorsi..." e le chiuse con "Distinti saluti". Molto meglio iniziare andando dritti al punto e congedarsi con stile e in maniera snella: buon lavoro, buona giornata o buona settimana andranno benissimo.
Ricordiamoci che chi legge non ci ha davanti agli occhi: battute, frasi allusive o che necessitano di intonazione e presenza scenica saranno incomprensibili. Per evitare figuracce e misunderstanding pesiamo con cura ogni parola e ogni frase. L'attenzione non è mai troppa.
Evitiamo il maiuscolo, che nel linguaggio del web traduce le urla, e il corsivo che a video si legge male. Curiamo la formattazione, anche l'occhio vuole la sua parte e una mail con paragrafi ben spaziati, elenchi puntati e grassetti si legge più volentieri.

Firma
Inseriamola sempre in un'email. Se scriviamo a chi non ci conosce sarà il nostro biglietto da visita. Per un cliente o un fornitore abituale servirà comunque per identificarci e avere sottomano i nostri recapiti e inoltre serve a sviluppare il brand aziendale. Ai colleghi ricorda che siamo tutti sulla stessa barca.

Conferme di lettura
Impostare di default la conferma di lettura delle mail è una pessima abitudine, oltre ad una noiosa consuetudine. La maggior parte delle volte il nostro destinatario deciderà di non inviarcela, soprattutto se è la nostra decima mail nell'arco di un'ora. E una di quelle volte la conferma di lettura sarà per noi necessaria. Chiediamola quindi solo quando veramente ci serve, saremo più sicuri di riceverla.

Per oggi mi fermo qui, ma non escludo, col tempo, di ampliare questo post! ;)