Oggi sono incappata in questo post di Giacomo Mason e non posso che segnalare la sua presentazione che ben si inserisce nel percorso iniziato qualche post fa "Scrivere una mail".
Trovare supporto alle mie tesi mi fa sentire meno "pignoletta" e più capita. Soprattutto quando il supporto viene da chi ne sa più di me.
Buona lettura.
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lunedì 3 maggio 2010
venerdì 23 aprile 2010
Scrivere una mail - part 2
martedì 6 aprile 2010
Scrivere una mail
Mi accorgo che un'azione semplice come quella di scrivere un'email, un'operazione quasi automatica che ripetiamo più volte al giorno, per molte persone sia ancora un'attività sconosciuta.
Scrivo questo post probabilmente più per sfogare la mia frustrazione che per dare consigli, ma magari riesco a fare le due cose contemporaneamente.
Destinatari
E' essenziale sapere a chi inviare una comunicazione. Ricevo ogni giorno decine di mail indirizzate a me, ma alle quali non posso rispondere perché quello che mi viene chiesto non mi compete. Prima di inviare una mail pensiamo bene a chi ha le risposte che cerchiamo.
E' inutile mandare una mail a più di 3 persone se si vuole una risposta, soprattutto tempestiva; nella maggior parte delle ipotesi non ci risponderà nessuno perché tutti penseranno che lo farà qualcun'altro. E' altresì inutile mandare una mail ad una persona e a 3 in copia iniziando la mail parlando al plurale. Se comincio a scrivere al plurale forse la mia comunicazione è indirizzata a più persone e non soltanto a quella che ho inserito nel campo A:.
Ricordiamoci che chi vede il proprio nome nel campo CC: raramente risponde. Il campo per conoscenza non implica una risposta, ma una semplice lettura. Questo campo è prezioso, non abusiamone. C'è davvero bisogno che tutte quelle persone vengano avvisate? Nella maggior parte dei casi no e ciò serve solo ad innervosire il destinatario del campo A:.
E per ultimo, se abbiamo veramente bisogno di una risposta o di una decisione rivolgiamoci a chi ha il potere di decidere o di rispondere.
Oggetto
Inviare email senza l'oggetto è innanzitutto maleducato. Perché mai dovrei aprire e leggere un messaggio di cui non conosco il minimo contenuto? Ricordiamoci che il 95% delle persone a cui scriviamo riceve ogni giorno una quantità enorme di posta. Perché dovrebbe leggere proprio la nostra?
Senza oggetto anche l'indice di priorità è inutile, non mi spingerà ad aprirla quella mail, proprio no!
Scegliamolo bene l'oggetto della mail: sintetico, ma completo, semplice e comprensibile. Evitiamo abbreviazioni inconsuete e andiamo dritti al punto: "Convocazione CdA 15/04/2010" invece di "Si convoca il consiglio di amministrazione per giovedì 15 aprile 2010".
Testo
Salutiamo sempre, è educato e civile.
Usiamo i titoli delle persone a cui ci rivolgiamo, soprattutto se sono tecnici: avv., ing., arch., ecc.
Le mail non sono un mezzo formale per comunicare, ma non dimentichiamo le buone maniere, tanto meno il rispetto dei ruoli, perciò non prendiamoci mai troppa confidenza e pretendiamola da chi ci scrive.
Quando scriviamo siamo sempre precisi, spieghiamo perciò bene le questioni che esponiamo, ma mai pedanti e prolissi. Le mail devono essere brevi e chiare, perciò niente giri di parole, inutili frasi introduttive e troppi avverbi. Evitiamo frasi burocratiche tipo: "Sono con la presente a...", oppure "Come da accordi intercorsi..." e le chiuse con "Distinti saluti". Molto meglio iniziare andando dritti al punto e congedarsi con stile e in maniera snella: buon lavoro, buona giornata o buona settimana andranno benissimo.
Ricordiamoci che chi legge non ci ha davanti agli occhi: battute, frasi allusive o che necessitano di intonazione e presenza scenica saranno incomprensibili. Per evitare figuracce e misunderstanding pesiamo con cura ogni parola e ogni frase. L'attenzione non è mai troppa.
Evitiamo il maiuscolo, che nel linguaggio del web traduce le urla, e il corsivo che a video si legge male. Curiamo la formattazione, anche l'occhio vuole la sua parte e una mail con paragrafi ben spaziati, elenchi puntati e grassetti si legge più volentieri.
Firma
Inseriamola sempre in un'email. Se scriviamo a chi non ci conosce sarà il nostro biglietto da visita. Per un cliente o un fornitore abituale servirà comunque per identificarci e avere sottomano i nostri recapiti e inoltre serve a sviluppare il brand aziendale. Ai colleghi ricorda che siamo tutti sulla stessa barca.
Conferme di lettura
Impostare di default la conferma di lettura delle mail è una pessima abitudine, oltre ad una noiosa consuetudine. La maggior parte delle volte il nostro destinatario deciderà di non inviarcela, soprattutto se è la nostra decima mail nell'arco di un'ora. E una di quelle volte la conferma di lettura sarà per noi necessaria. Chiediamola quindi solo quando veramente ci serve, saremo più sicuri di riceverla.
Per oggi mi fermo qui, ma non escludo, col tempo, di ampliare questo post! ;)
Scrivo questo post probabilmente più per sfogare la mia frustrazione che per dare consigli, ma magari riesco a fare le due cose contemporaneamente.
Destinatari
E' essenziale sapere a chi inviare una comunicazione. Ricevo ogni giorno decine di mail indirizzate a me, ma alle quali non posso rispondere perché quello che mi viene chiesto non mi compete. Prima di inviare una mail pensiamo bene a chi ha le risposte che cerchiamo.
E' inutile mandare una mail a più di 3 persone se si vuole una risposta, soprattutto tempestiva; nella maggior parte delle ipotesi non ci risponderà nessuno perché tutti penseranno che lo farà qualcun'altro. E' altresì inutile mandare una mail ad una persona e a 3 in copia iniziando la mail parlando al plurale. Se comincio a scrivere al plurale forse la mia comunicazione è indirizzata a più persone e non soltanto a quella che ho inserito nel campo A:.
Ricordiamoci che chi vede il proprio nome nel campo CC: raramente risponde. Il campo per conoscenza non implica una risposta, ma una semplice lettura. Questo campo è prezioso, non abusiamone. C'è davvero bisogno che tutte quelle persone vengano avvisate? Nella maggior parte dei casi no e ciò serve solo ad innervosire il destinatario del campo A:.
E per ultimo, se abbiamo veramente bisogno di una risposta o di una decisione rivolgiamoci a chi ha il potere di decidere o di rispondere.
Oggetto
Inviare email senza l'oggetto è innanzitutto maleducato. Perché mai dovrei aprire e leggere un messaggio di cui non conosco il minimo contenuto? Ricordiamoci che il 95% delle persone a cui scriviamo riceve ogni giorno una quantità enorme di posta. Perché dovrebbe leggere proprio la nostra?
Senza oggetto anche l'indice di priorità è inutile, non mi spingerà ad aprirla quella mail, proprio no!
Scegliamolo bene l'oggetto della mail: sintetico, ma completo, semplice e comprensibile. Evitiamo abbreviazioni inconsuete e andiamo dritti al punto: "Convocazione CdA 15/04/2010" invece di "Si convoca il consiglio di amministrazione per giovedì 15 aprile 2010".
Testo
Salutiamo sempre, è educato e civile.
Usiamo i titoli delle persone a cui ci rivolgiamo, soprattutto se sono tecnici: avv., ing., arch., ecc.
Le mail non sono un mezzo formale per comunicare, ma non dimentichiamo le buone maniere, tanto meno il rispetto dei ruoli, perciò non prendiamoci mai troppa confidenza e pretendiamola da chi ci scrive.
Quando scriviamo siamo sempre precisi, spieghiamo perciò bene le questioni che esponiamo, ma mai pedanti e prolissi. Le mail devono essere brevi e chiare, perciò niente giri di parole, inutili frasi introduttive e troppi avverbi. Evitiamo frasi burocratiche tipo: "Sono con la presente a...", oppure "Come da accordi intercorsi..." e le chiuse con "Distinti saluti". Molto meglio iniziare andando dritti al punto e congedarsi con stile e in maniera snella: buon lavoro, buona giornata o buona settimana andranno benissimo.
Ricordiamoci che chi legge non ci ha davanti agli occhi: battute, frasi allusive o che necessitano di intonazione e presenza scenica saranno incomprensibili. Per evitare figuracce e misunderstanding pesiamo con cura ogni parola e ogni frase. L'attenzione non è mai troppa.
Evitiamo il maiuscolo, che nel linguaggio del web traduce le urla, e il corsivo che a video si legge male. Curiamo la formattazione, anche l'occhio vuole la sua parte e una mail con paragrafi ben spaziati, elenchi puntati e grassetti si legge più volentieri.
Firma
Inseriamola sempre in un'email. Se scriviamo a chi non ci conosce sarà il nostro biglietto da visita. Per un cliente o un fornitore abituale servirà comunque per identificarci e avere sottomano i nostri recapiti e inoltre serve a sviluppare il brand aziendale. Ai colleghi ricorda che siamo tutti sulla stessa barca.
Conferme di lettura
Impostare di default la conferma di lettura delle mail è una pessima abitudine, oltre ad una noiosa consuetudine. La maggior parte delle volte il nostro destinatario deciderà di non inviarcela, soprattutto se è la nostra decima mail nell'arco di un'ora. E una di quelle volte la conferma di lettura sarà per noi necessaria. Chiediamola quindi solo quando veramente ci serve, saremo più sicuri di riceverla.
Per oggi mi fermo qui, ma non escludo, col tempo, di ampliare questo post! ;)
lunedì 27 luglio 2009
Cara Sarah, addio!
Vanity Fair ha chiesto ai suoi editor di leggere e rivedere il discorso di commiato della Palin. Ne è uscito un quadretto ben colorato di rosso, verde e blu. Non un buon segno direi.
A voi la sentenza.
A voi la sentenza.
domenica 12 luglio 2009
Per tutti i neo-crusc, me compresa!
Grazie ad un weekend malaticcio (come si può stare male a luglio, mi domando!) mi sono dedicata alla lettura.
Su suo suggerimento, e non poteva essere altrimenti, mi sono immersa tutta d'un fiato in Val più la pratica di Andrea De Benedetti, sottotitolo: piccola grammatica immorale della lingua italiana.
Posto che, anch'io come scrive all'inizio del libro De Benedetti, ho sempre avuto un debole per la grammatica:
Ditemi pure che sono strano, ma a me da piccolo la grammatica piaceva da morire. Mi piaceva scrivere paginate di coniugazioni verbali, dissezionare nomi e aggettivi al microscopio estraendone radici e desinenze, classificare le parole in articoli, avverbi, e congiunzioni, come altri bambini più sani di me facevano con le farfalle o i fossili.
ho trovato il libro veramente molto scorrevole e ben fatto. Si affrontano la maggior parte delle questioni grammaticali più dibattute: il che polivalente, "lui" e "lei" utilizzati come soggetto, le dislocazioni, gli anacoluti, la scomparsa del congiuntivo, con un piglio simpatico e lievemente irriverente che non ci si aspetta da uno "del mestiere".
Il punto da cui nasce l'idea di De Benedetti di scrivere questo libro è quello di dimostrare ai puristi della lingua, i neo-crusc come li chiama in maniera affettuosa, che forse la nostra lingua italiana non è definitivamente allo sfascio, ma che, essendo una lingua viva, sta semplicemente evolvendo verso nuove forme.
Non nascondo che fra la
[...] legione di insegnanti, vetero puristi e neo-cruscanti impegnati a vario titolo in battaglie quotidiane contro i tanti subdoli nemici che metterebbero a repentaglio la lingua di Dante...mi ci ritrovavo anch'io, stanca della sciatteria del linguaggio scritto e parlato che esce dai nostri media. Ma leggendo il libro di De Benedetti mi sono resa conto che alcune cose sono a tal punto entrate a far parte della nostra lingua che se dovessi fare proprio la purista probabilmente parlerei, e scriverei, una lingua difficilmente comprensibile e allora sarebbe addirittura peggio!
sabato 2 maggio 2009
Voltagabbana o scelta ponderata?
Il senatore Arlen Specter, candidato nelle file dei Repubblicani dal 1980, ha scelto ieri di dare una svolta alla propria vita politica e a candidarsi per le elezioni del 2010 con i Democratici di Obama.
Tagliato fuori dal partito in cui militava da anni che ha deciso di non candidarlo per le primarie in Pennsylvania, Specter non ha perso tempo e ha scelto di candidarsi con i Democratici. La sua motivazione però sarebbe stata un'altra: in uno stato, la Pennsylvania, che diventa ogni giorno più democratico, per andare incontro alle esigenze dei propri elettori è necessario seguire i loro andamenti e i loro bisogni. Insomma, se i cittadini vogliono un democratico allora sarò democratico.
Anche nel suo sito Specter spiega con naturalezza e trasparenza le ragioni del suo cambiamento, stupendosi della delusione e del fastidio di alcuni suoi sostenitori e della stampa.
Caro Specter, probabilmente la sua visione così progressista dei fatti non coincide con quella dell'opinione pubblica, ancora radicata nei vecchi schemi partitici e che non ammette cambiamenti repentini da una posizione al suo esatto opposto. Le dirò però, che a me sta simpatico, ho trovato la sua spiegazione dei fatti molto convincente ed accorata e che, se anche fatico a credere che da un giorno all'altro si possa cambiare schieramento politico così come si cambia taglio di capelli, il suo comportamento denota una passione per la politica ed il governo che ormai raramente si incontra altrove.
Tagliato fuori dal partito in cui militava da anni che ha deciso di non candidarlo per le primarie in Pennsylvania, Specter non ha perso tempo e ha scelto di candidarsi con i Democratici. La sua motivazione però sarebbe stata un'altra: in uno stato, la Pennsylvania, che diventa ogni giorno più democratico, per andare incontro alle esigenze dei propri elettori è necessario seguire i loro andamenti e i loro bisogni. Insomma, se i cittadini vogliono un democratico allora sarò democratico.
Anche nel suo sito Specter spiega con naturalezza e trasparenza le ragioni del suo cambiamento, stupendosi della delusione e del fastidio di alcuni suoi sostenitori e della stampa.
Caro Specter, probabilmente la sua visione così progressista dei fatti non coincide con quella dell'opinione pubblica, ancora radicata nei vecchi schemi partitici e che non ammette cambiamenti repentini da una posizione al suo esatto opposto. Le dirò però, che a me sta simpatico, ho trovato la sua spiegazione dei fatti molto convincente ed accorata e che, se anche fatico a credere che da un giorno all'altro si possa cambiare schieramento politico così come si cambia taglio di capelli, il suo comportamento denota una passione per la politica ed il governo che ormai raramente si incontra altrove.
lunedì 2 febbraio 2009
Comunicare con chiarezza
Mi interrogo su una questione vecchia come il mondo, ma che in questi giorni mi è capitato di incontrare ripetutamente: il registro da tenere quando si scrive.
Afferma David Pogue, in un suo post del blog che tiene sul sito del New York Times, che quando si scrive c’è regolarmente chi ci considera generici e poco preparati e chi, invece, ci trova difficili.
Se questo tipo di riflessione vale per la carta stampata, dove il proprio target è, almeno in linea di massima definito, è ancora più valida quando si scrive online.
L’obiettivo è quello di risultare il meno ambigui possibile.
A costo di apparire ripetitivi e ignoranti, i termini tecnici devono sempre essere spiegati, a meno che non siano di uso comune. Le sigle e gli acronimi vanno sempre resi noti, i collegamenti ipertestuali utilizzati per approfondire e contestualizzare gli argomenti. Bisogna scrivere in modo semplice, chiaro e scorrevole. Sono inutili i giri di parole e i discorsi che giungono troppo tardi al dunque.
E importante rileggere i propri scritti e chiedersi se si è stati chiari e comprensibili. Quando si scrive per un pubblico vasto l’ignoranza è relativa. Un lettore può essere plurilaureato in lettere, filosofia e psicologia, ma non essere ferrato in argomento tecnologico e di conseguenza un temine tecnico risulta incomprensibile.
Afferma David Pogue, in un suo post del blog che tiene sul sito del New York Times, che quando si scrive c’è regolarmente chi ci considera generici e poco preparati e chi, invece, ci trova difficili.
Se questo tipo di riflessione vale per la carta stampata, dove il proprio target è, almeno in linea di massima definito, è ancora più valida quando si scrive online.
L’obiettivo è quello di risultare il meno ambigui possibile.
A costo di apparire ripetitivi e ignoranti, i termini tecnici devono sempre essere spiegati, a meno che non siano di uso comune. Le sigle e gli acronimi vanno sempre resi noti, i collegamenti ipertestuali utilizzati per approfondire e contestualizzare gli argomenti. Bisogna scrivere in modo semplice, chiaro e scorrevole. Sono inutili i giri di parole e i discorsi che giungono troppo tardi al dunque.
E importante rileggere i propri scritti e chiedersi se si è stati chiari e comprensibili. Quando si scrive per un pubblico vasto l’ignoranza è relativa. Un lettore può essere plurilaureato in lettere, filosofia e psicologia, ma non essere ferrato in argomento tecnologico e di conseguenza un temine tecnico risulta incomprensibile.
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